Inf / Groupware

Groupware evaluation

Egroupware

Google

  • https://drive.google.com users: post ⇔ fiwiko
  • email Notification: Achtung es gibt Abos auf
    • Gruppenebene mit Gruppierungsmöglichkeit: → meine Einstellungen → Mitgliedschaft und Mail
    • Themenebene: → meine Einstellungen → meine E-Mail Abonnements für Themen
    • plus kann man noch bei jedem Post jede Antwort abonnieren
  • wenn man Thema wählt, hat es unter Titel rechts ein dropDown Menü für verschieden Ansichten (Baum oder zeitlich, minimieren ....) und email updates abonnieren/stornieren
  • beim Antworten wird das Original zitiert (der alte Post) - ich habe nicht herausgefunden, wie man das ausschaltet, aber plötzlich war es weg (gibt ja Knopf um zu zitieren!)
  • auf Mobile/Chrome ist das Interface im HandHeld Mode wirklich angenehm

Slack

test: https://wlkltest.slack.com users post/t0, two/t0 magic

  • workspace (mit einer Gruppe von Leuten)
    • channels (öffentlich im Workspace, oder für einzelne GruppenMitglieder
      • mit threads als SeitenKonversationen
    • direkt Messages mit bis zu 8 Teilnehmern
  • man kann attachements anhängen, aber File Verwaltung ohne Directories, Slack behauptet, File leben in Channels, aber diese Struktur kann man nicht wirkllich brauchen
  • apps für Mobile (ausprobiert, oberfläche für chats, plus Benachrichtigungen ....) oder Desktop
  • software apps als extension Funktionen können geladen werden, z.B. Google drive oder kalender (aber beschränkte Anzahl in Gratisversion???)
    • aber Google Drive Integrations
      • verliert Directory Struktur, zeigt einfach alle Files
      • jeder Benutzer muss sich selbst mit einem GoogleKonto verbinden und scheint auch sonst etwas wirr ....
  • email Notifikation für direkte Message u.a. wenn man nicht aktiv ist

Owncloud

  • auch bei Hoststar

FiWiKo Tool Evaluation Okt 17

Ziele

  1. Brainstorming
  2. Diskussionen
  3. Termine
  4. TraktandenListe
  5. Abmeldungen und Wünsche an Sitzungen
  6. Protokolle
  7. Dokumente gemeinsam erarbeiten
  8. Dokumente publizieren
  9. LeseTipps austauschen
  10. Gallerie der Mitglieder (Kurzinfos, mail, Bildchen ...)

Reply to All Mails sind zwar für den Absender sehr effizient, die Leser aber bekommen viele unnötige Mails und schlussendlich müssen alle Antworten konsolidiert werden (im schlimmsten Fall von jedem einzeln)

Ein Tool bringt nur etwas wenn es auch gebraucht wird. Entscheidender ist also, dass es für viele Mitglieder intuitiv bedienbar ist, als SuperFeatures für jedes Ziel

Welches Tool wir auch benutzen, es braucht jemanden, der aufräumt und die Struktur repariert - sonst bleibt über kurz oder lang nur Chaos

Hosting ist gratis, wenn wir das Hosting einer befreundeten Sektion benutzen

Domain Name: eine Subdomain der befreundeten Sektion ist gratis, z.B. https://fiwiko.spbassersdorf.ch. Eine eigene Domain, z.B. fiwiko.ch, kostet Fr 12.-/Jahr

Tool1: Discourse

Ein allgemeines Diskussionstool. Die Konversationen können in Kategorien und Subkategorien gruppiert werden. BenachrichtigungsSystem über eMails.

Nachteile, offene Punkte für mich

  • wo werden die Daten gespeichert, bei unserem Hosting Provider, oder irgendwo in einer Wolke?
  • wie schaffen wir eine Struktur um zu verhindern, dass wir vor lauter Konversationen den Wald nicht mehr sehen?
  • Dokumente gemeinsam erarbeiten geht nicht, für öffentliche Präsentation unserer Ergebnisse wenig geeignet

Tool2: PmWiki

  • Prototype: https://wlkl.ch/fiwiko. Passwort: sp:FiWi*41
    • die Startseite und ein paar andere sind öffentlich
    • sobald Du auf eine geschützte Seite willst, musst Du das Passwort eingegen. Danach kannst Du auch eigene Sachen schreiben, indem Du auf Edit klickst
    • Auf der ersten Seite siehst Du die nächsten Sitzungstermine, und kannst auf die Aufgaben klicken, die Du noch erledigen solltest

Nachteile, offene Punkte für mich

  • der Editor (unf für komplexere Funktion die Wiki Grammatik (nach dem zweiten Klick auf edit)) sind gewöhnungsbedürftig
  • zurzeit keine eMail Benachrichtigugnen

Tool3: Evernote

  • die Gratisversion von Evernote erlaubt es Notizen zu schreiben, aus dem Web zu clippen, aus Bilder zu extrahieren usw.. und sie auf 2 eigenen Geräten zu verwenden
  • die Businessversion (Fr 12.- / Monat / User) erlaubt es die Notizen in einer Gruppe gemeinsam zu nutzen. Obwohl das angeblich von grossen Firmen genutzt wird, empfand ich die Benutzung als sehr mühsam,
    • die Chats sind unübersichtlich
    • statt Zusammenarbeit, löschte ein Benutzer häufig die Arbeit des anderen

ich bin den Problemen nicht mehr nachgegangen, sondern habe den Test der BusinessVersion abgebrochen

Tool4: shared documents auf Google Drive

statt Konversationen, bearbeitet man einfach gemeinsame Dokumente. Wenn man für etwas Ordnung sorgt kann man die meisten Ziele effizient erreichen

Features

  • User
    • persönliches login
  • Fileserver
    • browse/up/download files/folder
    • authorization (group/public/...)
    • lock
    • Versioning
    • links auf files/folders
    • links mit Authorisierung
    • import/export fileStruktur und Links
  • Editing
    • documents, tables
    • collaborative
    • chat mit collaborators
    • Kommentare / Vorschläge
    • Versionhistorie
    • PC & mobile
  • Chat
    • permanent conversations
    • online chat browser
    • online chat mobile
    • eMail chat / benachrichtigung
    • eMail konfigurierbar (jedesmal, täglich, nie)
  • Calendar
    • mit ro/rw sharing
    • oder besser mit Einladungen - oder mit autoAccept?
  • hosting
    • selfhosting
    • auf hoststar?